1. Wprowadzenie do Polityki Prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych gromadzonych przez serwis internetowy PolishSignage, dostępny pod adresem https://polishsignage.com. Dokument ten prezentuje nasze podejście do ochrony prywatności użytkowników oraz standardy bezpieczeństwa, które stosujemy w odniesieniu do informacji pozyskiwanych za pośrednictwem strony.
Polityka ma zastosowanie do wszystkich odwiedzających serwis, w tym potencjalnych i obecnych klientów, partnerów biznesowych oraz kandydatów do pracy, korzystających z formularzy kontaktowych lub innych funkcjonalności dostępnych w zakładkach Services, Portfolio, Branding, Leadership, CaseStudies, Testimonials, Resources, Press oraz Contact Us.
Celem niniejszego dokumentu jest przejrzyste wyjaśnienie, jakie dane gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy oraz jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest PolishSignage, wyspecjalizowany dostawca rozwiązań z zakresu oznakowania i reklamy zewnętrznej, prowadzący działalność na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw użytkowników można skontaktować się z nami za pośrednictwem:
- poczty elektronicznej: [email protected],
- formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Contact Us,
- korespondencji pisemnej wysłanej na adres siedziby wskazany na stronie internetowej.
Administrator odpowiada za zapewnienie zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Zakres gromadzonych danych
Zakres danych osobowych, które mogą być zbierane podczas korzystania z serwisu PolishSignage, zależy od sposobu, w jaki użytkownik korzysta z dostępnych funkcjonalności. W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne – takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe, gdy użytkownik wypełnia formularz kontaktowy lub pobiera materiały dostępne w sekcji Resources.
- Dane kontaktowe – w szczególności adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane do faktury lub zamówienia, przekazywane m.in. w związku z zapytaniami ofertowymi dotyczącymi usług prezentowanych w zakładce Services.
- Dane związane z projektem – informacje opisujące planowany lub realizowany projekt oznakowania, np. typ nośnika, lokalizacja, budżet, preferencje dotyczące rozwiązań reklamowych, przekazywane w ramach korespondencji z administratorem.
- Dane rekrutacyjne – w przypadku aplikowania na stanowiska prezentowane w ramach serwisu (np. poprzez zakładki powiązane z treściami o karierze), takie jak przebieg zatrudnienia, wykształcenie, kwalifikacje oraz inne informacje zawarte w CV lub liście motywacyjnym.
- Dane techniczne i eksploatacyjne – takie jak adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, systemie operacyjnym, strefie czasowej, ustawieniach językowych oraz informacje o sposobie korzystania z serwisu (logi serwera, statystyki odwiedzin, kliknięcia), gromadzone w sposób zautomatyzowany, m.in. przy użyciu plików cookies.
- Dane dotyczące aktywności marketingowej – informacje o wyrażonych zgodach marketingowych, otwarciach wiadomości e‑mail, kliknięciach w linki, pobraniach materiałów ofertowych oraz reakcjach na kampanie prezentowane na stronie.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do realizacji określonej usługi, np. przygotowania indywidualnej oferty, odpowiedzi na zapytanie z zakładki Contact Us lub udostępnienia wybranych materiałów.
4. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe użytkowników serwisu PolishSignage mogą być przetwarzane w następujących celach:
- Obsługa zapytań i kontaktów biznesowych – w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub bezpośrednio na adres e‑mail, przygotowania ofert współpracy dotyczących usług prezentowanych m.in. w sekcjach Services, Branding oraz CaseStudies.
- Realizacja usług i projektów – w celu przygotowania, zawarcia i wykonywania umów z klientami, w tym planowania, projektowania i wdrażania rozwiązań z zakresu oznakowania i reklamy zewnętrznej, a także rozliczenia świadczonych usług.
- Prezentacja dorobku i referencji – w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu odpowiednich zgód, w celu publikacji wybranych informacji o zakończonych projektach w sekcjach Portfolio i Testimonials oraz w materiałach promocyjnych.
- Komunikacja marketingowa – w tym przesyłanie informacji handlowych dotyczących oferty PolishSignage, zaproszeń na wydarzenia branżowe, newsletterów oraz materiałów promocyjnych związanych z publikacjami i treściami udostępnianymi w zakładce Resources, o ile użytkownik wyraził na to odrębną zgodę.
- Działania analityczne i statystyczne – w celu ulepszania serwisu, optymalizacji struktury treści (np. w obszarach Press czy CaseStudies), poprawy użyteczności strony, pomiaru skuteczności kampanii marketingowych oraz dopasowania prezentowanych treści do zainteresowań użytkowników.
- Realizacja procesów rekrutacyjnych – w przypadku przesłania dokumentów aplikacyjnych, w celu oceny kwalifikacji kandydata, prowadzenia bieżącej oraz – za zgodą kandydata – przyszłych rekrutacji.
- Realizacja obowiązków prawnych – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest konieczne do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych oraz regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – w związku z ochroną praw PolishSignage, w tym w ramach postępowań sądowych, administracyjnych lub mediacyjnych.
5. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności RODO. W zależności od celu przetwarzania administrator stosuje następujące podstawy prawne:
- Niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w szczególności w przypadku przetwarzania danych w związku z przygotowaniem i realizacją projektów przedstawianych w sekcjach Services i Portfolio.
- Udzielona zgoda użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie wyraźnej, dobrowolnej zgody, np. na otrzymywanie komunikacji marketingowej, newslettera lub publikację referencji w zakładce Testimonials.
- Realizacja obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji.
- Prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, obejmujący m.in. prowadzenie analiz i statystyk dotyczących korzystania z serwisu, poprawę jakości usług, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, marketing bezpośredni usług PolishSignage, a także ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń.
W przypadkach, gdy przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, użytkownik ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
6. Udostępnianie danych osobowych
Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania oraz z zachowaniem odpowiednich środków ochrony prywatności. W szczególności dane mogą być przekazywane:
- podmiotom świadczącym na rzecz PolishSignage usługi wsparcia technicznego i utrzymania infrastruktury IT, hostingu oraz rozwiązań chmurowych wykorzystywanych do obsługi serwisu;
- podmiotom świadczącym usługi doradcze, prawne, księgowe lub audytowe, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do świadczenia tych usług;
- partnerom biznesowym zaangażowanym w realizację projektów prezentowanych w sekcjach Portfolio oraz CaseStudies, o ile udział takich partnerów wymaga dostępu do wybranych informacji niezbędnych dla realizacji projektu;
- podmiotom świadczącym usługi marketingowe, analityczne i reklamowe – w zakresie niezbędnym do prowadzenia kampanii marketingowych i analiz efektywności działań komunikacyjnych;
- organom administracji publicznej, sądom oraz innym uprawnionym podmiotom – w przypadkach, gdy obowiązek przekazania danych wynika bezpośrednio z przepisów prawa.
Współpracując z partnerami biznesowymi i dostawcami usług, administrator stosuje odpowiednie środki ochrony danych, w szczególności zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz weryfikuje stosowane przez te podmioty standardy bezpieczeństwa.
Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak w ramach korzystania z określonych narzędzi lub usług takie przekazanie okaże się konieczne, będzie ono realizowane wyłącznie na zasadach przewidzianych przez przepisy RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy prawne.
7. Okres przechowywania danych
Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Administrator stosuje następujące ogólne zasady:
- Dane przetwarzane w celu obsługi zapytań i korespondencji są co do zasady przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia komunikacji, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej korespondencji.
- Dane związane z realizacją umów i projektów są przechowywane przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa (w szczególności podatkowymi i rachunkowymi) oraz przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody, w celach marketingowych lub rekrutacyjnych, są przechowywane do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, chyba że dłuższy okres wynika z innej podstawy prawnej przetwarzania.
- Dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu oraz plikami cookies są przechowywane przez okres wskazany w ustawieniach stosowanych narzędzi lub do czasu zmiany preferencji przez użytkownika, z poszanowaniem obowiązujących regulacji.
Po upływie właściwych okresów przechowywania dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przetwarzanie jest niezbędne na innej, zgodnej z prawem podstawie.
8. Prawa użytkowników
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO oraz innych obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W szczególności użytkownik ma prawo do:
- dostępu do danych – uzyskania informacji, czy administrator przetwarza jego dane osobowe, a jeżeli tak, także dostępu do tych danych oraz informacji o celach i sposobach ich przetwarzania;
- sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
- usunięcia danych – żądania usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została cofnięta;
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub weryfikacji prawidłowości danych;
- sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego;
- przenoszenia danych – otrzymania dostarczonych administratorowi danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
- cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie, użytkownik może w dowolnym momencie ją wycofać, kontaktując się z administratorem na wskazane w niniejszej Polityce dane kontaktowe;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy prawa, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
W celu skorzystania z powyższych praw użytkownik może skontaktować się z administratorem, korzystając z danych kontaktowych podanych w sekcji „Administrator danych osobowych” lub poprzez formularz w zakładce Contact Us. Administrator dołoży starań, aby żądania były rozpatrywane niezwłocznie, z poszanowaniem obowiązujących przepisów.
9. Ochrona i bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz ochronę przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
W szczególności stosowane są:
- procedury nadawania i kontroli uprawnień dostępowych do systemów oraz zasobów zawierających dane osobowe;
- środki zabezpieczeń sieciowych i serwerowych, w tym rozwiązania chroniące przed nieautoryzowanym dostępem i atakami zewnętrznymi;
- regularne aktualizacje oprogramowania i infrastruktury wykorzystywanej do obsługi serwisu;
- stosowanie szyfrowania i innych mechanizmów ochronnych tam, gdzie jest to uzasadnione skalą i charakterem przetwarzania;
- prowadzenie szkoleń oraz podnoszenie świadomości osób współpracujących z PolishSignage w zakresie ochrony danych osobowych;
- stosowanie zasad privacy by design i privacy by default przy projektowaniu nowych funkcjonalności serwisu, w tym elementów interaktywnych, takich jak referencje, materiały do pobrania czy formularze kontaktowe.
Pomimo stosowania adekwatnych środków bezpieczeństwa, użytkownicy powinni mieć świadomość, że korzystanie z usług świadczonych za pośrednictwem sieci internet wiąże się z naturalnymi ryzykami. Administrator monitoruje jednak na bieżąco stan zabezpieczeń i podejmuje kroki w celu minimalizacji potencjalnych zagrożeń.
11. Kontakt i zgłaszanie naruszeń
W przypadku pytań, wątpliwości lub uwag dotyczących niniejszej Polityki Prywatności, a także w związku z realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, użytkownik może skontaktować się z administratorem, korzystając z poniższych danych:
- adres e‑mail dedykowany sprawom ochrony danych: [email protected],
- formularz kontaktowy dostępny w zakładce Contact Us,
- adres korespondencyjny podany w sekcji kontaktowej serwisu.
Jeżeli użytkownik uzna, że doszło do naruszenia zasad ochrony jego danych osobowych, zachęcamy do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu administratorowi. Zgłoszenia są analizowane z należytą starannością, a w razie potwierdzenia naruszenia podejmowane są odpowiednie działania naprawcze i zapobiegawcze.
Administrator zastrzega sobie prawo do okresowej aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu lub wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana na stronie https://polishsignage.com/privacy-policy/.